На ажыўленым уваходзе праблема звычайна не ў самім QR-кодзе. Важна зразумець, ці належыць чалавек да гэтага мерапрыемства, ці можна яшчэ выкарыстаць яго квіток, які дзень мерапрыемства актыўны і ці быў уваход сапраўды запісаны. Сістэма ўваходу на мерапрыемства па QR-кодзе павінна аб'ядноўваць гэтыя рашэнні, а не лічыць сканаванне аўтаматычным дазволам на ўваход.
QRGATE створаны для працы з гасцямі па запрашэннях. Арганізатар можа стварыць або імпартаваць спіс гасцей канкрэтнага мерапрыемства, адправіць персаналізаваныя запрашэнні і ўнікальныя QR-квіткі, а затым выкарыстоўваць правераны Check-in. Калі госць не можа паказаць QR-квіток, упаўнаважаны супрацоўнік уваходу можа знайсці яго праз інтэрфейс Check-in і выканаць ручную рэгістрацыю. RSVP паказвае намер прыняць удзел, а паспяховы Check-in фіксуе фактычны ўваход.
Праблема: чытэльны QR-код — яшчэ не поўны працэс уваходу
Ручны ўваход часта аб'ядноўвае некалькі не звязаных паміж сабой задач. Супрацоўнік шукае імя на паперы або ў табліцы, параўноўвае яго з запрашэннем, вырашае, ці можна ўпусціць чалавека, і спрабуе высветліць, ці не выкарыстоўваўся гэты квіток раней. У перыяды масавага прыбыцця гэта стварае няпэўнасць і неаднастайныя рашэнні.
- Супрацоўнікам можа спатрэбіцца шукаць імёны, кампаніі або колькасць гасцей, пакуль людзі чакаюць на ўваходзе.
- Папяровыя спісы цяжка абнаўляць і сінхранізаваць паміж некалькімі ўваходамі.
- Табліца можа паказваць запрошанага чалавека або RSVP, але не абавязкова зафіксаваны Check-in.
- Скапіраваны або паўторна выкарыстаны QR-код можа быць прад'яўлены зноў, калі не правяраць правілы мерапрыемства і квітка.
- Каманды могуць блытаць запрошаных, тых, хто пацвердзіў RSVP, і тых, хто сапраўды прайшоў Check-in.
- Часовыя праблемы з падключэннем ускладняюць уваход, калі працэс Check-in не падтрымлівае такія сітуацыі.
Чаму звычайныя абыходныя рашэнні не працуюць
Папяровы спіс пацвярджае, што імя чакалася, але сам па сабе не прымяняе правілы канкрэтнага мерапрыемства і не стварае звязаны запіс аб прынятым уваходзе. Агульная табліца больш гнуткая, але супрацоўнікам усё роўна трэба ўзгадняць абнаўленні і аднолькава разумець статусы. QR-сканаванне паляпшае ідэнтыфікацыю, аднак вынік сканавання павінен быць звязаны з правіламі мерапрыемства, госця і квітка. Для аднаразовага ўваходу таксама патрэбны правільны кантэкст мерапрыемства. QR-квіток не павінен станавіцца паўсюдна несапраўдным пасля аднаго сканавання. QRGATE прымяняе настроеныя правілы дазволенага і выкарыстанага ўваходу. На шматдзённых мерапрыемствах той жа квіток можа заставацца сапраўдным у наступны дзень, калі гэта дазволена, а рэжым шматразовага ўваходу можа дазваляць паўторныя Check-in на працягу актыўнага дня.
- QR-сканаванне спачатку вызначае адпаведнага госця або квіток, а затым правілы мерапрыемства вызначаюць вынік.
- RSVP не даказвае, што госць наведаў мерапрыемства.
- Запіс у спісе гасцей не роўны паспяховаму Check-in.
- Ручны Check-in павінен падпарадкоўвацца тым жа правілам мерапрыемства і допуску, што і QR-ўваход.
- Рэжымы ўваходу, прагляду даных і выкарыстання Custom Item павінны заставацца асобнымі.
Як QRGATE вырашае праблему ўваходу па спісе гасцей
QRGATE захоўвае ў адным кантэксце ўвесь ланцужок: мерапрыемства, спіс гасцей, запрашэнне, QR-квіток і Check-in. Арганізатар вызначае, хто ўваходзіць у спіс гасцей, ствараючы запісы ўручную або імпартуючы падтрымліваемы файл Excel. Пасля дадання госця ў спіс QRGATE можа выдаць унікальны QR-квіток, звязаны з адпаведным мерапрыемствам і госцем. На ўваходзе платформа прымяняе бізнес-правілы перад прыняццем або адхіленнем Check-in. Калі QR-квіток недаступны, упаўнаважаны супрацоўнік можа знайсці госця і завяршыць уваход у тым жа кантраляваным працэсе.
- Мерапрыемства вызначае даты, гадзінны пояс, рэжым уваходу і, пры патрэбе, кантэкст дня мерапрыемства.
- Спіс гасцей захоўвае запісы гасцей гэтага мерапрыемства і дазволеную інфармацыю.
- QR-квіток вызначае адпаведнае мерапрыемства і кантэкст госця/квітка.
- Check-in правярае правілы мерапрыемства, стан квітка, дазволены або выкарыстаны ўваход і доступ у адпаведны дзень.
- Пошук госця ўручную — рэзервовы варыянт, калі QR-квіток нельга паказаць.
- Вынікам з'яўляецца запіс прынятага або адхіленага ўваходу, а не толькі факт сканавання.
Модулі QRGATE і іх сумесная праца
Працэс QR-рэгістрацыі ўваходу залежыць ад некалькіх магчымасцяў QRGATE, а не ад асобнага QR-сканера.
- Мерапрыемства і спіс гасцей: стварэнне мерапрыемства і кіраванне гасцямі ўручную або праз падтрымліваемы імпарт Excel.
- Запрашэнне і QR-квіток: персаналізаваная камунікацыя і ўнікальны QR-квіток для кожнага госця.
- Apple Wallet і Google Wallet: падтрымліваемыя квіткі можна дадаць у кашалёк; гэта той жа QRGATE-квіток, а не новы квіток.
- Hostess Mode і супрацоўнікі ўваходу: упаўнаважаныя аператары скануюць QR-квіткі і атрымліваюць вынік уваходу.
- Ручны Check-in: супрацоўнік можа знайсці госця праз пошук і завяршыць кантраляваны ўваход.
- Self Check-in: запрошаны госць можа сам пачаць працэс Check-in на аснове тых жа правілаў.
- Станцыі і аперацыйныя прагляды: названыя Station, Entry Monitor і падтрымліваемыя Live Operations дапамагаюць арганізаваць працу на месцы.
- Афлайн-сінхранізацыя: падтрымліваемыя аперацыі Check-in захоўваюцца лакальна пры часовай страце злучэння і сінхранізуюцца пасля яго аднаўлення.
- Data Reader: Manual Mode можа вызначыць госця па QR-кодзе або пошуку для прагляду дазволеных даных. Ён не замяняе Entry Check-in.
Практычны працэс для арганізатара
Уявім закрыты карпаратыўны прыём з двума ўваходамі. Арганізатару патрэбны адзін кантраляваны спіс гасцей, хуткая QR-праверка, рэзервовы варыянт для тых, хто не мае квітка, і аднолькавыя правілы для абедзвюх каманд.
- 1. Наладзьце мерапрыемства: даты, гадзінны пояс, рэжым уваходу і, для некалькіх дзён, дні мерапрыемства і доступ гасцей.
- 2. Стварыце спіс гасцей: дадайце людзей уручную або імпартуйце падтрымліваемы Excel-файл.
- 3. Адпраўце запрашэнні і дайце кожнаму падыходнаму госцю доступ да ўнікальнага QR-квітка. RSVP паказвае намер, але не стварае Check-in.
- 4. Падрыхтуйце ўваход: прызначце ўпаўнаважаных супрацоўнікаў і выкарыстоўвайце Hostess Mode або Self Check-in.
- 5. Пратэстуйце працэс да мерапрыемства: камера, сканаванне і вынікі ўваходу павінны быць знаёмыя камандзе.
- 6. Правярайце кожны QR-квіток: QRGATE улічвае мерапрыемства, актыўны дзень і правілы дазволенага або выкарыстанага ўваходу.
- 7. Апрацоўвайце гасцей без QR-квітка праз пошук і ручны Check-in.
- 8. Прымяняйце настроеныя правілы: некалькі дазволеных уваходаў або шматразовы рэжым працуюць у межах канфігурацыі.
- 9. Кантралюйце статус: адрознівайце тых, хто прайшоў Check-in, ад тых, хто яшчэ не прайшоў яго.
- 10. Пры неабходнасці аднавіце злучэнне: падтрымліваемая афлайн-актыўнасць сінхранізуецца з цэнтральнай сістэмай пасля вяртання інтэрнэту.
QR-рэгістрацыя, калі госць не можа паказаць квіток
На рэальным уваходзе патрэбны рэзервовы варыянт. Госць можа не атрымаць ліст, змяніць тэлефон або прыйсці без гатовага QR-квітка. QRGATE дазваляе ўпаўнаважанаму супрацоўніку застацца ў тым жа кантэксце мерапрыемства, а не пераходзіць на асобны папяровы спіс.
- Адкрыйце пошук госця ў інтэрфейсе Check-in.
- Выкарыстайце даступныя даныя госця.
- Выберыце правільны запіс з вынікаў.
- Выканайце ручны Check-in у кантраляваным працэсе ўваходу.
- Перад запісам уваходу прымяніце адпаведныя правілы допуску і мерапрыемства.
- Захавайце Check-in у запісе госця гэтага мерапрыемства.
Аднаразовы ўваход, некалькі ўваходаў і доступ у розныя дні
QR-квіток можа азначаць больш, чым просты код для аднаго сканавання. QRGATE звязвае яго з правіламі допуску госця ў межах мерапрыемства. Так сістэма адрознівае выкарыстаны ліміт ад квітка, які яшчэ сапраўдны для наступнага ўваходу або дазволенага дня.
- Аднаразовы ўваход не дазваляе паўторны паспяховы ўваход пасля выкарыстання допуску ў адпаведны дзень.
- Госць з некалькімі дазволенымі ўваходамі можа выкарыстоўваць той жа QR-квіток да вычарпання ліміту.
- Рэжым Multiple можа дазваляць паўторныя Check-in на працягу актыўнага дня, калі ён настроены.
- На дазволеных днях шматдзённага мерапрыемства той жа QR-квіток можа заставацца сапраўдным.
- Не трэба выдаваць асобны QR-квіток для кожнага дня.
- Кожнае прад'яўленне праходзіць праверку правілаў канкрэтнага мерапрыемства.
Афлайн Check-in пры часовай праблеме са злучэннем
Часовая страта інтэрнэту не павінна вяртаць каманду да паперы. QRGATE падтрымлівае Offline Check-in для падтрымліваемых аперацый. Чаканая актыўнасць захоўваецца лакальна, інтэрфейс паказвае афлайн- і сінхранізацыйны статус, а пасля аднаўлення злучэння даныя перадаюцца ў цэнтральную сістэму.
- Аператар бачыць, што інтэрфейс Check-in працуе афлайн.
- Статус чакання сінхранізацыі застаецца бачным.
- Падтрымліваемыя аперацыі захоўваюцца лакальна да паспяховай сінхранізацыі.
- Пасля сінхранізацыі цэнтральная сістэма QRGATE застаецца асноўнай крыніцай даных.
- Афлайн-рэжым датычыцца падтрымліваемых аперацый Check-in, а не ўсіх модуляў QRGATE.
Што паляпшае звязаны працэс QR-уваходу
Перавага ўзнікае тады, калі ідэнтычнасць госця, кантэкст мерапрыемства, правілы квітка і запісаны ўваход звязаны паміж сабой. Замест узгаднення некалькіх незалежных крыніц QRGATE дае адзіны працэс для QR- і ручнога Check-in.
- Меншая залежнасць ад паперы і асобных табліц на ўваходзе.
- Аднолькавыя правілы мерапрыемства і квітка для розных уваходаў.
- Для супрацоўнікаў даступныя і сканаванне, і пошук госця.
- Запрошаныя, RSVP-пацверджаныя і фактычна зарэгістраваныя госці выразна адрозніваюцца.
- Дазволеныя ўваходы і папярэдняе выкарыстанне звязаны з квітком госця.
- Падтрымліваюцца Hostess Mode і Self Check-in.
- Падтрымліваецца Offline Check-in пры часовай страце злучэння.
- Актыўнасць Check-in звязана з цэнтральным спісам гасцей мерапрыемства.
Ці падыходзіць такі QR-працэс для вашага мерапрыемства?
QRGATE прызначаны для арганізатараў, агенцтваў, карпаратыўных каманд, асацыяцый і пляцовак, якія кіруюць кантраляванымі спісамі гасцей і хочуць звязаць запрашэнне з зафіксаваным уваходам. Гэта асабліва карысна, калі папера і табліцы ўжо не даюць дастатковага кантролю, некалькі аператараў павінны працаваць паводле адной логікі або гасцям патрэбны QR- і ручны варыянт.
- Закрытыя мерапрыемствы па запрашэннях.
- Карпаратыўныя мерапрыемствы, канферэнцыі, цырымоніі, узнагароды і кліенцкія праекты агенцтваў.
- VIP-спісы і кантраляваны доступ.
- Аднадзённыя і настроеныя шматдзённыя мерапрыемствы.
- Мерапрыемствы з QR-сканаваннем і ручным пошукам.
- Каманды ўваходу, якія выкарыстоўваюць Hostess Mode.
- Спалучэнне Entry Staff і Self Check-in.
- Замена папяровых спісаў правераным QR-працэсам.
Часта задаваныя пытанні
Як QRGATE звязвае спіс гасцей арганізатара з QR-рэгістрацыяй?
Арганізатар стварае або імпартуе гасцей у спіс канкрэтнага мерапрыемства. QRGATE звязвае падыходзячых гасцей з персаналізаванымі запрашэннямі і ўнікальнымі QR-квіткамі. На ўваходзе квіток вызначае мерапрыемства і кантэкст госця, а Check-in правярае правілы допуску перад запісам выніку.
Ці дае QR-квіток QRGATE аўтаматычны доступ?
Не. QR-квіток вызначае мерапрыемства і кантэкст госця/квітка. QRGATE правярае стан квітка, рэжым уваходу, дазволеныя ўваходы, папярэдняе выкарыстанне і правілы дня мерапрыемства перад паспяховым Check-in.
Ці можа QRGATE прадухіліць паўторнае выкарыстанне аднаразовага QR-квітка?
Так. QRGATE прымяняе правілы дазволенага і выкарыстанага ўваходу. Пасля выкарыстання даступнага ўваходу наступная спроба можа быць адхілена. На дазволеным наступным дні шматдзённага мерапрыемства той жа квіток можа зноў стаць сапраўдным паводле налад.
Ці можна дазволіць некалькі ўваходаў з адным QR-квітком?
Так. Для госця можа быць настроена некалькі дазволеных уваходаў, а рэжым Multiple можа падтрымліваць паўторныя паспяховыя Check-in на працягу актыўнага дня. Кожнае прад'яўленне ўсё роўна праходзіць праверку правілаў.
Ці бачыць арганізатар, хто ўжо прайшоў Check-in?
Так. QRGATE падтрымлівае аперацыйныя прагляды гасцей, якія прайшлі Check-in, гасцей без Check-in, актыўнасці ўваходу і адпаведнай інфармацыі пра мерапрыемства або Station.
Ці можа супрацоўнік знайсці госця ўручную, калі QR-квіток недаступны?
Так. Упаўнаважаны супрацоўнік можа выкарыстаць пошук у інтэрфейсе Check-in, выбраць правільнага госця і выканаць ручны Check-in. Тыя ж правілы мерапрыемства і допуску працягваюць дзейнічаць.
Што такое Hostess Mode у QRGATE?
Hostess Mode — гэта працэс Check-in з дапамогай супрацоўніка. Упаўнаважаны аператар скануе QR-квіток госця з тэлефона або падтрымліваемай прылады і атрымлівае вынік уваходу. Калі квіток нельга паказаць, даступны пошук госця.
Ці можа Check-in працягвацца пры часовай страце інтэрнэту?
Так. Падтрымліваемыя аперацыі Check-in могуць працягвацца ў Offline Check-in: чаканая актыўнасць захоўваецца лакальна і сінхранізуецца пасля аднаўлення злучэння. Афлайн-падтрымка не распаўсюджваецца аўтаматычна на ўсе функцыі QRGATE.
Замяніце ручную праверку спісу гасцей звязаным QR-працэсам уваходу
Стварыце бясплатнае дэма-мерапрыемства QRGATE і пратэстуйце поўны працэс уваходу са сваім спісам гасцей і QR-квіткамі. Праверце сканаванне, Hostess Mode, ручны пошук, Self Check-in і падтрымліваемы Offline Check-in да наступнага мерапрыемства.
Стварыць бясплатнае дэма-мерапрыемства