Праграмнае забеспячэнне для рэгістрацыі гасцей па QR-кодах павінна рабіць больш, чым проста счытваць QR-код. Арганізатарам мерапрыемстваў, агенцтвам, карпаратыўным камандам і пляцоўкам патрэбны надзейны спосаб звязаць Guest List, Invitation, QR Ticket, правілы мерапрыемства і зафіксаваны Check-in. QRGATE прапануе workflow для мерапрыемстваў па запрашэннях з удзелам персаналу, Self Check-in, ручным пошукам гасцей, Wallet passes і падтрымоўваным Offline Check-in — без пераўтварэння мерапрыемства ў публічны маркетплейс білетаў.
Што важна шукаць у праграмным забеспячэнні для check-in на мерапрыемстве
Мерапрыемства па запрашэннях звычайна пачынаецца з Guest List, якой кіруе арганізатар. Гасцей можна ствараць уручную, імпартаваць праз падтрымоўваны Excel-працэс або пераносіць з падыходзячай Event Registration. Пасля гэтага кожны запрошаны госць можа атрымаць персаналізаванае Invitation і ўнікальны QR Ticket. На ўваходзе сістэма Check-in павінна вызначыць правільнага госця і кантэкст мерапрыемства да прыняцця рашэння аб уваходзе.
- Ці правярае платформа QR Ticket адносна правільнага Event да рэгістрацыі ўваходу?
- Ці прымяняе яна правілы стану Ticket, дазволенай колькасці ўваходаў, выкарыстаных уваходаў і Event Day?
- Ці могуць Entry Staff працаваць з Check-in без поўных правоў адміністратара Event?
- Ці могуць супрацоўнікі знайсці госця ўручную, калі QR Ticket недаступны?
- Ці могуць запрошаныя госці выкарыстоўваць Self Check-in, калі гэта падыходзіць для workflow?
- Ці падтрымліваецца праца пры часовай страце злучэння праз Offline Check-in?
- Ці захоўвае сістэма RSVP асобна ад фактычна зафіксаванага ўваходу на Event?
Чаму сканаванне QR-кода — толькі адна частка ўваходу на мерапрыемства
QR-код дазваляе хутка ідэнтыфікаваць госця або Ticket, але рашэнне аб уваходзе ўсё роўна патрабуе кантэксту Event. QRGATE правярае адпаведныя правілы Ticket і Event перад прыняццем Check-in, каб каманда на ўваходзе магла ўпэўнена працаваць з паўторным выкарыстаннем, дазволенай колькасцю ўваходаў, доступам у патрэбны Event Day і станам Ticket.
- QR Ticket ідэнтыфікуе госця або Ticket, пасля чаго QRGATE прымяняе правілы Event.
- Сістэма можа адхіліць несапраўдны, выдалены, заблакаваны або іншым чынам непрымальны Ticket.
- Правілы аднаразовага ўваходу дапамагаюць не прымаць Ticket паўторна пасля выкарыстання даступнай колькасці ўваходаў.
- Некалькі ўваходаў падтрымліваюцца, калі гэта дазваляе канфігурацыя госця або Event.
- RSVP паказвае намер удзельнічаць, а Check-in — фактычны ўваход на Event.
- Калі госць не можа паказаць QR Ticket, аўтарызаваны Entry Staff можа знайсці яго па даступных даных і выканаць ручны Check-in.
Як QRGATE звязвае шлях ад госця да ўваходу
QRGATE захоўвае асноўныя аперацыі Event у адным звязаным workflow. Арганізатар стварае або імпартуе Guest List, адпраўляе персаналізаваныя Invitations і дае кожнаму падыходзячаму госцю доступ да ўнікальнага QR Ticket. На пляцоўцы Entry Staff або сам госць запускае адпаведны workflow Check-in, а QRGATE прымяняе правілы Event перад рэгістрацыяй выніку.
- Event і Guest List: кіруйце людзьмі, уключанымі ў workflow запрашэнняў канкрэтнага Event.
- Invitation і QR Ticket: адпраўляйце інфармацыю пра Event і давайце кожнаму госцю доступ да ўнікальнага Ticket.
- Apple Wallet і Google Wallet: захоўвайце падтрымоўваныя QR Tickets для зручнага доступу з тэлефона госця.
- QR Check-in: скануйце Ticket госця і правярайце яго па актыўных правілах Event.
- Manual Guest Check-in: шукайце госця па імені або іншых даступных даных, калі QR Ticket нельга паказаць.
- Entry Staff: давайце аўтарызаваным аператарам доступ да Check-in канкрэтнага Event без аўтаматычнага прадастаўлення поўных адміністрацыйных правоў.
- Self Check-in: дазваляйце запрошаным гасцям самастойна запускаць падтрымоўваны workflow Check-in.
Hostess Mode, Entry Staff і Self Check-in
Розныя ўваходы патрабуюць розных мадэляў працы. Staff-assisted Hostess Mode у QRGATE разлічаны на тыповы працэс, калі аператар трымае прыладу і скануе QR Tickets гасцей. Сістэма адразу паказвае вынік уваходу. Self Check-in забяспечвае асобны workflow, які запускае сам госць, але выкарыстоўвае тую ж цэнтральную логіку Event.
- Hostess Mode дазваляе аўтарызаванаму аператару сканаваць QR Tickets гасцей з тэлефона або падтрымоўванай прылады.
- Інтэрфейс Check-in падтрымлівае пошук госця, калі Ticket недаступны, каб аўтарызаваны супрацоўнік мог выканаць ручны Check-in.
- Правы Entry Staff з’яўляюцца спецыфічнымі для Event і кантралююцца сістэмай.
- Сесіі Self Check-in належаць адпаведнаму Event і кантэксту Guest/Ticket.
- Іменаваныя Event Stations могуць падтрымліваць Entry Staff, Self Check-in і Data Reader workflows.
- Data Reader Manual Mode можа ідэнтыфікаваць госця і паказваць дазволеную інфармацыю без выканання Event entry.
- Data Reader Auto Mode можа асобна фіксаваць выкарыстанне падтрымоўванага Custom Item, а не Event Check-in.
Як абслугоўваць гасцей без QR Ticket
Не кожны госць прыйдзе з гатовым QR Ticket. Ён мог страціць Invitation, змяніць тэлефон, не мець доступу да электроннай пошты на пляцоўцы або быць дададзеным у Guest List без e-mail. QRGATE дае аўтарызаванаму Entry Staff практычны запасны варыянт, не прымушаючы каманду вяртацца да папяровых спісаў.
- Шукайце госця ў Guest List праз інтэрфейс Check-in па даступных даных.
- Праверце знойдзенага госця перад пацвярджэннем уваходу.
- Выканайце ручны Check-in праз той жа кантраляваны workflow Event.
- Прымяняйце тыя ж правілы Event і дазволенай колькасці ўваходаў, што і пры QR Check-in.
- Захоўвайце зафіксаваны ўваход, звязаны з Guest і Event, замест асобнага рукапіснага спісу.
Правілы для аднаразовага, шматразовага і шматдзённага ўваходу
QRGATE можа прымяняць розныя правілы ўваходу ў залежнасці ад канфігурацыі Event. Для звычайнага аднадзённага Event госцю можа быць даступная вызначаная колькасць уваходаў. У наладжаным шматдзённым Event той жа QR Ticket застаецца звязаным з госцем, а QRGATE прымяняе правілы адпаведнага Event Day.
- Аднаразовы ўваход можа спыніць наступны допуск пасля выкарыстання дазволенай колькасці паспяховых уваходаў.
- Госць з некалькімі дазволенымі ўваходамі можа выкарыстоўваць той жа QR Ticket, пакуль яны не вычарпаныя.
- Multiple-entry можа дазваляць некалькі паспяховых Check-in на працягу актыўнага Event Day, калі гэта дазволена.
- Той жа QR Ticket Event можа выкарыстоўвацца ў дазволеныя Event Days, калі гэта прадугледжана канфігурацыяй.
- Для кожнага Event Day не патрэбны асобны QR Ticket.
- RSVP застаецца асобна ад фактычнай актыўнасці Check-in.
Афлайн-рэгістрацыя пры часовай праблеме са злучэннем
Праблемы са злучэннем на пляцоўцы не павінны аўтаматычна спыняць працу на ўваходзе. QRGATE падтрымлівае Offline Check-in для падтрымоўваных workflows Check-in падчас часовай адсутнасці інтэрнэту. Чакаючыя аперацыі могуць захоўвацца лакальна і сінхранізавацца з цэнтральнай сістэмай пасля аднаўлення злучэння.
- Аператар бачыць, што інтэрфейс Check-in працуе афлайн.
- Статус чакання сінхранізацыі застаецца бачным аператару.
- Падтрымоўваная актыўнасць Check-in можа захоўвацца лакальна да паспяховай сінхранізацыі.
- Backend апрацоўвае падтрымоўваную сінхранізацыю бяспечна пры адпраўцы запісаў.
- Пасля сінхранізацыі цэнтральная сістэма QRGATE застаецца канчатковай крыніцай праўды.
- Offline capability распаўсюджваецца на падтрымоўваныя аперацыі Check-in, а не на кожны модуль QRGATE.
Практычны workflow QR-рэгістрацыі гасцей
Эфектыўны ўваход пачынаецца яшчэ да адкрыцця дзвярэй. Каманда Event можа падрыхтаваць Guest List, наладзіць правілы Event, прызначыць Entry Staff і праверыць Check-in да пачатку мерапрыемства. У дзень Event аператары засяроджваюцца на сканаванні або пошуку гасцей, а не на інтэрпрэтацыі табліц і вядзенні асобных спісаў.
- 1. Наладзьце Event, гадзінны пояс, Event Day і правілы ўваходу.
- 2. Стварыце гасцей уручную, імпартуйце падтрымоўваны Excel Guest List або перанясіце падыходзячыя запісы Event Registration.
- 3. Адпраўце персаналізаваныя Invitations з доступам да QR Ticket кожнага госця.
- 4. Дазвольце гасцям захоўваць падтрымоўваныя Tickets у Apple Wallet або Google Wallet.
- 5. Прызначце Entry Staff для Event і праверце workflow Check-in да пачатку мерапрыемства.
- 6. Пры прыбыцці адскануйце QR Ticket або скарыстайцеся пошукам госця, калі Ticket недаступны.
- 7. Дазвольце QRGATE праверыць Event, стан Ticket і даступныя ўваходы перад рэгістрацыяй Check-in.
- 8. Пры часовай праблеме са злучэннем выкарыстоўвайце падтрымоўваны Offline Check-in.
- 9. Падчас або пасля Event праглядзіце тых, хто прайшоў Check-in, тых, хто яшчэ не прайшоў яго, час і падтрымоўваную актыўнасць.
Для кантраляванай працы з гасцямі, а не для публічнага продажу білетаў
QRGATE створаны для Event і Guest operations, якімі кіруе арганізатар. Ён аб’ядноўвае Guest Lists, Invitations, QR Tickets, Wallet passes і Check-in, захоўваючы за арганізатарам кантроль над удзельнікамі workflow. QRGATE не з’яўляецца публічным маркетплейсам білетаў або агульнай платформай спажывецкага продажу білетаў.
- Guest Lists кантралююцца арганізатарам Event.
- QR Tickets застаюцца звязанымі з адпаведнымі Guest і Event.
- Wallet pass адлюстроўвае існуючы QRGATE Ticket і не стварае асобнае права на ўваход.
- RSVP, ідэнтычнасць Ticket і фактычны Check-in застаюцца рознымі станамі Event.
- Entry Staff атрымлівае аперацыйныя правы без аўтаматычнага ператварэння ў поўнага адміністратара Event.
- Ручны пошук госця дае кантраляваны запасны шлях, калі QR Ticket недаступны.
- Правілы аднаразовага, шматразовага і шматдзённага ўваходу прымяняюцца паводле канфігурацыі Event.
Чаму каманды Event выкарыстоўваюць адзін звязаны workflow Check-in
Каштоўнасць праграмнага забеспячэння для check-in не толькі ў тым, што камера можа прачытаць QR-код. Аперацыйная перавага — у сувязі Guest List, Invitation, QR Ticket, правоў уваходу і зафіксаванага Check-in з адным Event. Гэта дае арганізатарам і камандам на ўваходзе адзіны працэс ад падрыхтоўкі да прыбыцця гасцей.
- Паменшыце залежнасць ад папяровых спісаў і разрозненых табліц на ўваходзе.
- Дайце аўтарызаваным супрацоўнікам зразумелы workflow сканавання QR і пошуку гасцей.
- Звязвайце выкарыстанне Ticket і ўваход на Event з цэнтральным запісам Guest.
- Падтрымлівайце QR- і ручны Check-in у адным аперацыйным інтэрфейсе.
- Раздзяляйце статус Invitation, RSVP і фактычны запіс наведвання.
- Падтрымлівайце мадэлі ўваходу з удзелам персаналу і самастойнага ўваходу госця.
- Забяспечвайце практычны запасны варыянт пры часовай страце злучэння.
Часта задаваныя пытанні
Як QRGATE правярае QR Ticket перад рэгістрацыяй Check-in?
QRGATE вызначае Guest або Ticket у кантэксце адпаведнага Event і прымяняе правілы ўваходу Event, у тым ліку стан Ticket, дазволеную колькасць уваходаў, папярэдняе выкарыстанне і актыўны Event Day, калі гэта неабходна. Паспяховая праверка рэгіструе Check-in, а непрымальны Ticket можа быць адхілены.
Ці могуць Entry Staff працаваць з Check-in без поўных адміністрацыйных правоў Event?
Так. Entry Staff — гэта аперацыйнае права, спецыфічнае для Event. Аўтарызаваны карыстальнік Entry Staff можа запускаць падтрымоўваныя workflows Check-in без аўтаматычнага атрымання поўных правоў адміністратара Event.
Ці могуць супрацоўнікі зарэгістраваць госця без QR Ticket?
Так. Аўтарызаваны Entry Staff можа выкарыстаць пошук госця ў інтэрфейсе Check-in, знайсці яго па даступных даных і выканаць ручны Check-in. Уваход па-ранейшаму падпарадкоўваецца звычайным правілам Check-in і допуску Event.
Што такое Hostess Mode у QRGATE?
Hostess Mode — гэта workflow Check-in з удзелам супрацоўніка, калі аўтарызаваны аператар выкарыстоўвае тэлефон або падтрымоўваную прыладу для сканавання QR Tickets гасцей. Сістэма правярае кожны Ticket і адразу паказвае вынік уваходу. Калі QR Ticket недаступны, можна выкарыстаць пошук госця.
Ці падтрымлівае QRGATE Self Check-in для запрошаных гасцей?
Так. Self Check-in дазваляе запрошанаму госцю самастойна запусціць падтрымоўваны workflow Check-in, а тыя ж цэнтральныя правілы Event і Ticket вызначаюць, ці можна прыняць уваход.
Ці можа Check-in працягвацца пры часовай страце інтэрнэту?
Падтрымоўваныя аперацыі Check-in могуць працягвацца праз workflow Offline Check-in падчас часовай страты злучэння. Чакаючыя аперацыі захоўваюцца лакальна і сінхранізуюцца пасля аднаўлення злучэння. Offline падтрымлівае толькі адпаведныя аперацыі Check-in, а не ўсе функцыі QRGATE.
У чым розніца паміж аднаразовым і шматразовым уваходам?
Правілы аднаразовага ўваходу абмяжоўваюць колькасць паспяховых допускаў паводле канфігурацыі Guest або Event. Калі дазволена больш за адзін уваход, той жа QR Ticket можа прымацца да вычарпання гэтай колькасці. Multiple-entry можа дазваляць паўторныя Check-in на працягу актыўнага Event Day, калі гэта наладжана.
Ці можна выкарыстоўваць адзін QR Ticket у розныя дазволеныя дні шматдзённага Event?
Так. У наладжаным шматдзённым Event той жа QR Ticket застаецца звязаным з Guest на працягу дазволеных Event Days. QRGATE правярае актыўны Event Day і наладжаныя правілы ўваходу перад кожным Check-in.
Праверце поўны workflow QR-рэгістрацыі гасцей QRGATE
Стварыце бясплатны ўліковы запіс QRGATE і наладзьце дэманстрацыйны Event са сваім Guest List, Invitations і QR Tickets. Праверце сканаванне QR, Hostess Mode з удзелам супрацоўнікаў, пошук гасцей, Self Check-in і шлях ад запрашэння да ўваходу перад наступным Event.
Пачаць бясплатны дэма-Event