Прэзентацыі прадукту часта патрабуюць кантраляванага ўзаемадзеяння з гасцямі, а не адкрытай рэгістрацыі або продажу білетаў. Асноўная аперацыйная задача — звязаць спіс запрошаных гасцей з запрашэннем, адказам RSVP, QR Ticket і працэсам уваходу, каб каманда прэзентацыі працавала з аднымі і тымі ж данымі Event. Таму праграмнае забеспячэнне для кіравання гасцямі прэзентацыі прадукту павінна падтрымліваць увесь шлях закрытага мерапрыемства, а не толькі адпраўку лістоў або сканаванне QR-кодаў. QRGATE прызначаны для такой мадэлі: арганізатар стварае або імпартуе спіс гасцей, адпраўляе персаналізаваныя запрашэнні, пры неабходнасці ўключае RSVP, выдае ўнікальныя QR Ticket і фіксуе Check-in праз упаўнаважаных супрацоўнікаў уваходу або Self Check-in. Прэзентацыя прадукту тут з’яўляецца кантэкстам мерапрыемства, а не асобнай катэгорыяй прадукту QRGATE.
Што камандзе прэзентацыі прадукту трэба кантраляваць
На закрытую прэзентацыю могуць быць запрошаны журналісты, партнёры, кліенты, супрацоўнікі, VIP-госці і іншыя групы. Для іх могуць дзейнічаць розныя аперацыйныя ўмовы, але ўсе яны павінны належаць да аднаго Event. Калі спіс захоўваецца ў табліцы, паведамленні адпраўляюцца праз асобны сэрвіс, а ўваход правяраецца яшчэ адным інструментам, становіцца цяжэй зразумець, каго запрасілі, ці атрыманы адказ RSVP, ці належыць QR Ticket патрэбнаму Event і ці адбыўся паспяховы Check-in.
- Папярэдне вызначаны спіс гасцей пад кіраваннем арганізатара, а не адкрытая самарэгістрацыя ўдзельнікаў
- Персаналізаваныя запрашэнні, звязаныя з Event і канкрэтным госцем
- Неабавязковае адсочванне RSVP, асобнае ад фактычнага наведвання
- Унікальныя QR Ticket, звязаныя з адпаведным госцем і Event
- Check-in з дапамогай супрацоўнікаў або Self Check-in з выкарыстаннем бізнес-правілаў платформы
- Дадатковыя пазіцыі госця, звязаныя з Event: VIP-доступ, харчаванне, паркоўка або падарункі
- Справаздачы і экспарт для аперацыйнай працы і аналізу пасля мерапрыемства
Практычны працоўны працэс для прэзентацыі прадукту
Каманда маркетынгу прадукту або івэнт-агенцтва можа выкарыстоўваць наступны працоўны працэс для ўмоўнай закрытай прэзентацыі. Арганізатар захоўвае кантроль над запісамі гасцей на ўсіх этапах; наведвальнік не дадае сябе ў Event праз адкрытую форму.
- Стварыце Event і наладзьце яго параметры, у тым ліку ўключэнне або адключэнне RSVP.
- Стварыце спіс гасцей прэзентацыі ў QRGATE або імпартуйце яго з падтрыманага фармату Excel. Арганізатар можа кіраваць і экспартаваць спіс для гэтага Event.
- Адпраўце персаналізаваныя запрашэнні па электроннай пошце. Кожнае запрашэнне звязана з Event і госцем і можа ўключаць QR Ticket госця.
- Калі RSVP уключаны, дазвольце запрошаным адказваць на ўласнай старонцы QR Ticket. Даступныя станы: Pending, Attending і Not attending.
- Стварыце і перадайце ўнікальныя QR Ticket. QR Ticket паказвае сувязь паміж госцем і Event, але сам па сабе не з’яўляецца асобным правам на ўваход.
- На пляцоўцы выкарыстоўвайце ўпаўнаважаных супрацоўнікаў уваходу або ўключыце Self Check-in. QRGATE прымяняе бізнес-правілы праверкі і запісвае вынік Check-in.
- Пасля прэзентацыі праглядзіце справаздачы або экспарты па гасцях, RSVP, Check-in, Extra Items і іншых даступных даных Event.
Як модулі QRGATE працуюць разам
QRGATE выкарыстоўвае Event як агульны кантэкст працэсу прэзентацыі. Модулі з’яўляюцца часткамі адной платформы, а не асобнымі прадуктамі з раз’яднанымі запісамі. Дзякуючы гэтаму запіс госця пад кіраваннем арганізатара застаецца асноўнай кропкай адліку на шляху ад запрашэння да ўваходу.
- Event: стварае кантэкст прэзентацыі і параметры Event, у тым ліку ўключэнне RSVP і мову запрашэння для гасцей.
- Guest: захоўвае запіс запрошанага чалавека для канкрэтнага Event. Гасцей стварае, імпартуе і кіруе імі арганізатар.
- Invitation: выкарыстоўвае даныя Event і Guest для стварэння і адпраўкі персаналізаваных запрашэнняў праз дакументаваны канал электроннай пошты.
- RSVP: захоўвае актуальны адказ запрошанага госця, калі функцыя ўключана. Госць можа абнавіць адказ на ўласнай старонцы QR Ticket у падтрыманы перыяд Event.
- QR Ticket: дае ўнікальны лічбавы ідэнтыфікатар, звязаны з адным госцем і адным Event. Правілы платформы вызначаюць, ці з’яўляецца Check-in сапраўдным.
- Check-in: фіксуе фактычны ўваход пасля праверкі госця, Event і адпаведных бізнес-правілаў.
- Entry Staff і Self Check-in: прапануюць два аперацыйныя спосабы ініцыяваць уваход. Self Check-in выкарыстоўвае тыя ж бізнес-правілы, што і Check-in з дапамогай супрацоўніка.
- Extra Items і Reports: звязваюць дадатковыя паслугі або прадметы з госцем і Event і даюць аперацыйныя прагляды, зводкі і экспарты там, дзе гэта падтрымліваецца.
Аддзяляйце RSVP ад наведвання прэзентацыі прадукту
RSVP карысны, калі каманда хоча ведаць намер госця да пачатку Event. Ён не з’яўляецца доказам фактычнага прыбыцця. Калі RSVP уключаны, госць можа выбраць Attending або Not attending на ўласнай старонцы QR Ticket ці застацца ў стане Pending / No response yet. Спіс гасцей можа паказваць актуальны статус RSVP, асобную калонку RSVP, а таксама дазваляць сартаванне і агрэгаванне. Паспяховы Check-in — асобная запісаная актыўнасць Event, якая фіксуе фактычны ўваход. Адказ Attending не стварае Check-in аўтаматычна, а Not attending не робіць QR Ticket аўтаматычна несапраўдным.
- Выкарыстоўвайце RSVP, каб разумець апошні адказ запрошаных гасцей.
- Выкарыстоўвайце Check-in, каб фіксаваць фактычны ўваход на прэзентацыю.
- Не выкарыстоўвайце вынікі RSVP як статыстыку наведвання.
- Калі госць змяняе адказ, актуальным становіцца апошні паспяхова захаваны адказ.
Выберыце Check-in з дапамогай супрацоўніка або Self Check-in
Падыход да ўваходу залежыць ад таго, як каманда хоча арганізаваць прыбыццё гасцей. Пры Check-in з дапамогай супрацоўніка ўпаўнаважаныя супрацоўнікі знаходзяць госця, прымяняюць правілы Event і фіксуюць уваход. Пры Self Check-in запрошаны госць сам ініцыюе працэс з дапамогай уласнага QR Ticket або падтрыманага ідэнтыфікатара, а платформа ўсё роўна прымяняе тыя ж цэнтральныя бізнес-правілы. Абодва падыходы звязаны з тымі ж запісамі Guest і Event.
- Выкарыстоўвайце супрацоўнікаў уваходу, калі гасцям патрэбна дапамога або асабістая апрацоўка нестандартных сітуацый.
- Выкарыстоўвайце Self Check-in, калі фармат прэзентацыі падыходзіць для самастойнага ўваходу без ініцыяцыі кожнага Check-in супрацоўнікам.
- Выкарыстоўвайце адны і тыя ж Event-даныя і правілы праверкі, а не асобны спіс на ўваходзе.
- Ужывайце ролевы доступ, каб супрацоўнікі маглі выконваць свае аперацыі Event, не з’яўляючыся гасцямі або поўнымі адміністратарамі.
Улічвайце VIP-доступ, харчаванне, паркоўку і падарункі як Extra Items
Прэзентацыя прадукту можа ўключаць пазіцыі або правы, звязаныя з канкрэтнымі гасцямі. Напрыклад, арганізатар можа прызначыць аднаму госцю паркоўку, іншай групе — харчаванне, а асобным запрошаным — падарунак. Мадэль Extra Items QRGATE звязвае такія паслугі, правы або фізічныя прадметы з Event і адпаведным госцем. У залежнасці ад наладжанага працэсу можна адсочваць прызначэнне, даступнасць і выдачу або выкарыстанне. Гэта больш структуравана, чым захоўваць інфармацыю ў свабодных нататках.
- Стварайце тыпы Extra Items для канкрэтнага Event, а не абапірайцеся на фіксаваны пакет прэзентацыі.
- Прызначайце адзін або некалькі Extra Items адпаведнаму госцю.
- Дазваляйце ўпаўнаважаным супрацоўнікам фіксаваць выдачу або выкарыстанне, калі гэта прадугледжана працэсам.
- Выкарыстоўвайце справаздачы Extra Items разам з данымі Guest і Check-in.
Выкарыстоўвайце моўныя налады Event для міжнародных гасцей
Калі на міжнародную прэзентацыю запрошаны госці, якія аддаюць перавагу мове, адрознай ад мовы адміністрацыйнага інтэрфейсу, арганізатар можа выбраць мову запрашэння для гасцей на ўзроўні Event. Гэтая налада незалежная ад мовы адміністратара; на неангламоўным tenant таксама можна выбраць англійскую. Сістэмны тэкст QRGATE у запрашэнні, на старонцы QR Ticket і на старонцы Calendar адпавядае мове Event. Тэкст, уведзены арганізатарам — назва, апісанне, месца, дрэс-код і інструкцыі — аўтаматычна не перакладаецца.
- Наладзьце мову для гасцей на ўзроўні Event.
- Аддзяляйце мову адміністрацыйнага інтэрфейсу ад вопыту госця.
- Выкарыстоўвайце адну мову Event для сістэмнага тэксту QRGATE ў запрашэнні, Ticket і Calendar.
- Правярайце тэкст прэзентацыі, уведзены арганізатарам, асобна, бо ён застаецца без аўтаматычных змяненняў.
Дзе QRGATE падыходзіць, а дзе не
QRGATE — платформа для аперацый з запрашэннямі і спісам гасцей пад кіраваннем арганізатара. Гэта не CRM, не адкрытая білетная пляцоўка, не аплатны працэсар і не агульная платформа маркетынгавай аўтаматызацыі. QRGATE не прапануе адкрытую форму рэгістрацыі ўдзельнікаў і працэс, у якім наведвальнік сам дадае сябе ў спіс гасцей прэзентацыі. Таму платформа падыходзіць, калі каманда загадзя вызначае, каго запрашаць, і павінна арганізаваць уваход гэтых гасцей.
- Выбірайце QRGATE для кантраляванай працы з гасцямі закрытага мерапрыемства — ад спісу да Check-in і справаздач.
- Выкарыстоўвайце існуючы працэс планавання арганізатара, каб вызначыць склад спісу гасцей.
- Не чакайце публічнага продажу білетаў, апрацоўкі плацяжоў або адкрытай самарэгістрацыі ўдзельнікаў.
- Калі патрэбная магчымасць не апісана на гэтай старонцы, звярніцеся на support@qrgate.org, а не рабіце здагадкі.
Праверце патрабаванні да наступнай прэзентацыі прадукту
Перад выбарам праграмнага забеспячэння для кіравання гасцямі ацаніце ўвесь працоўны шлях, а не толькі сканаванне QR. Наступныя пытанні дапамогуць маркетынгавай камандзе, агенцтву або пляцоўцы вызначыць, ці адпавядае мадэль QRGATE вашай прэзентацыі.
- Ці створыць або імпартуе арганізатар спіс гасцей да адпраўкі запрашэнняў?
- Ці патрэбныя камандзе неабавязковыя адказы RSVP, асобныя ад фактычнага наведвання?
- Ці павінен кожны запрошаны госць атрымаць унікальны QR Ticket, звязаны з Event?
- Ці будзе ўваход арганізаваны супрацоўнікамі, праз Self Check-in або абодвума спосабамі?
- Ці трэба адсочваць VIP-доступ, харчаванне, паркоўку, падарункі і іншыя Extra Items на ўзроўні Event?
- Ці патрэбныя бачнасць спісу гасцей, справаздачы Check-in, справаздачы Extra Items або экспарты?
- Ці патрэбная міжнародным гасцям асобная мова для гасцявога інтэрфейсу Event?
- Ці патрэбна кіраванне гасцямі закрытага мерапрыемства, а не адкрытая рэгістрацыя або продаж білетаў?
Часта задаваныя пытанні
Ці можна імпартаваць спіс гасцей прэзентацыі прадукту з Excel?
Так. Арганізатар можа стварыць запісы Guest у QRGATE або імпартаваць іх з падтрыманага фармату Excel. Створаныя запісы належаць канкрэтнаму Event і могуць выкарыстоўвацца для запрашэнняў, QR Ticket, Check-in і справаздач.
Ці можа QRGATE кіраваць закрытай прэзентацыяй прадукту без адкрытай рэгістрацыі ўдзельнікаў?
Так. QRGATE прызначаны для закрытых Event з загадзя вызначаным спісам гасцей пад кіраваннем арганізатара. Арганізатар стварае, імпартуе і вядзе запісы Guest; наведвальнікі не дадаюць сябе праз адкрытую форму рэгістрацыі Event.
Ці могуць запрошаныя госці прэзентацыі прадукту адказваць праз RSVP?
Так, калі RSVP уключаны для Event. Госць можа адказаць на ўласнай старонцы QR Ticket: Attending або Not attending, альбо застацца ў стане Pending / No response yet. У падтрыманы перыяд Event госць можа змяніць папярэдні адказ.
Ці лічыцца RSVP адказам Check-in на прэзентацыі прадукту?
Не. RSVP фіксуе намер удзелу, а Check-in — фактычны правераны ўваход. Адказ Attending не стварае Check-in аўтаматычна, а Not attending не робіць QR Ticket аўтаматычна несапраўдным.
Ці могуць госці прэзентацыі самастойна праходзіць Check-in, ці ўваходам кіруюць супрацоўнікі?
Падтрымліваюцца абодва працэсы. Упаўнаважаныя супрацоўнікі могуць выконваць Check-in, а Self Check-in дазваляе запрошанаму госцю ініцыяваць уваход з дапамогай уласнага QR Ticket або падтрыманага ідэнтыфікатара. Абодва спосабы выкарыстоўваюць Event-спецыфічныя бізнес-правілы праверкі.
Ці можна адсочваць VIP-доступ, харчаванне або падарункі для гасцей прэзентацыі?
Extra Items QRGATE могуць звязваць з госцем паслугі, правы або фізічныя прадметы для канкрэтнага Event. У залежнасці ад наладжанага працэсу можна адсочваць прызначэнне, даступнасць і выдачу або выкарыстанне, а таксама праглядаць адпаведныя справаздачы.
Ці можа мова запрашэння для гасцей адрознівацца ад мовы адміністрацыйнага інтэрфейсу?
Так. Арганізатар можа выбраць мову запрашэння для гасцей на ўзроўні Event незалежна ад мовы адміністрацыйнага інтэрфейсу. Сістэмны тэкст QRGATE у запрашэнні, на старонцы QR Ticket і на старонцы Calendar адпавядае гэтай наладзе. Тэкст Event, уведзены арганізатарам, аўтаматычна не перакладаецца.
Ці падтрымлівае QRGATE публічны продаж білетаў на прэзентацыі прадукту?
Не. QRGATE не з’яўляецца публічнай білетнай або аплатнай платформай. Ён падтрымлівае аперацыі закрытага мерапрыемства на аснове спісу гасцей пад кіраваннем арганізатара. Для ўдакладнення дадатковай магчымасці звярніцеся на support@qrgate.org.
Стварыце ўліковы запіс QRGATE і паспрабуйце дэма
Наладзьце працэс закрытага Event для наступнай прэзентацыі прадукту — ад спісу гасцей і запрашэнняў да праверкі QR Ticket і Check-in.
Стварыць уліковы запіс QRGATE і паспрабаваць дэма